システム導入前に!押さえておきたい3つのポイント

システム導入、その前に押さえておきたい3つのポイント

「紙で情報を管理しているが、情報が膨大となり書類を探す時間がかかる。」
「手で書いているため、記載ミス、計算ミスなどのミスが多い。」
「エクセルで簡易的にデータを電子化したが、エクセルファイルができてしまい整理ができていない。」
「データ量が多くなり、エクセル立ち上げが重くなっている。」
「エクセル管理なので、データのリスク管理を考慮しておきたい。」

システムを導入する際の理由はいろいろありますよね。
システム導入の手順と注意点と、どのように発注すればよいかをご紹介いたします。

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システム発注前の3つのポイント

1.システム化する目的の本質を見直す

ホワイトボードに書き出す

例えば、「紙媒体の業務をシステム化して効率化すること」を目的とし、システム発注をするとします。

この場合、多くのシステム会社はその業務をシステム化することにフォーカスをあてるでしょう。
しかし、場合によってはシステム化することで業務が増えてしまうこともあります(システムのための業務など)。

その前に、システム化する際の課題、要望を列挙し、システム化する目的の本質を深くまで考慮することが大事です。

紙媒体で困っているが、紙の部門間やりとり、承認行為など、人がかかわってくるところに課題はないか、改善できないか?
を考慮すると、当初システム化しなければいけない箇所は本当はしなくてもよく、人員の配置や業務フローの改善だけで目的達成ができる場合があります。
システム化する際には、この部分にもっとフォーカスを当てて議論する必要があります。

2.目的達成のためのシステムを考慮する

目的を考える

システム化の目的を本質まで考慮すると、本来のシステム化する必要がある業務が浮き彫りになってきます(または、システム化しないという選択もでてきますが)。

前文で本質まで考慮したので、今までと違う業務フローになっている場合があり、それを考慮したシステム構成と業務フローを考えていきます。
この際には、「理想とする業務フロー」と「現実的に可能なこと」の差をどこまで埋められるかがポイントとなってきます。

「ここが埋まらない」もしくは「埋める必要がある」とき、システム化という選択肢が生まれてきます。
ここまで上手くいくと、目的(理想)のシステム内容が明確になっていきます。
あとは理想に近づけるように、何がたりなく、何が必要か?を考慮していくと、改善された業務フローとシステム導入時の業務フローがつくられていきます。

3.システム化のための要件定義

要件定義をする

システム周りの業務フローが決まったのであとはシステムの要件をきめていきます。
ここはシステムに必要な機能や環境と人員の配置を正確にきめていきます。

この作業は、システム発注時に重要なポイントとなり、特に人員については担当者が誰になるかでかなりの差が生まれてきます。
ほとんどの担当者は仕事のために働いていて、システム開発や会社の業務をよくするために考える人は少ないからです。
また、自分の業務を優先させがちなので、システム的に良くないといった問題が生まれる場合があります。

この点は、システム窓口の人が取り締まるなどして、

「方向性をただす人」
「決定権者」

が誰なのかはシステム化の話が出た際に決めておく必要があります。

これが理想となるシステムを作れるかどうかの基準に!

1、2、3の工程は発注前に行っていただくのがベストです。
なぜ発注前なのかというと、システム会社に相談した場合「理想となるシステムを作れるかどうかの基準」になるからです。
また、システムの内容が決まっているので、あい見積もりをする際、要件がぶれないのでシステム会社を選定しやすくなります。

発注するときのポイント

いろいろな会社

システム内容・要件を伝える

すべての項目を決めることはシステム担当者がいなければ不可能に近いことです。
ですので、「今やりたいこと」「理想としていること」などをシステム会社に相談しましょう。
「できる」「できない」から判断してくるなど、システム会社が要件をどのようにまとめてくるかもひとつの査定ポイントです。

また、システム会社に相談をしたときに要件などが変わったら、他の会社にもシステム内容・要件が変わったことを報告をしましょう。
他の会社に伝えないと、仕様が変わったことで見積もり内容も違ってしまいます。
内容が異なると、スケジュールや予算などいろいろと変わってきます。
平等な提案をしてもらい比較するためには情報共有が重要となります。

予算を伝える

予算を伝える

最後に予算についてですが、予算を発注会社に伝えないという会社様が多いです。
おそらく、金額を教えることで、開発会社が足元をみてくるのを嫌がっているためだと思います。
しかし、教えなければ1憶円の見積もりや10万円の見積もりなど、いろいろでてくる可能性があります。

今の例は大袈裟ですが、例えば、
車がほしい時に、漠然とディーラーに「車がほしいからとりあえず提案してくれ」と言うとします。
もちろんいろんな要望も与えますが、ディーラーは自社の該当する全車を紹介しだすでしょう。
でも、車を買う場合は予算を決めていますよね。
初めから、2車~3車のなかから選べば済む話だったのです。

このことと同様に、まず予算を伝えて、見積もりの中から、機能、範囲などの提案をもらいます。
そうすることで、「A社は全部カバーしているけど、B社はカバーしていない」などようやく比較ができるようになります。
ただ、全部カバーしてるのが良いわけではありません。
「B社は親身に対応してくれる」など、ほかの部分で提案してくれればそこを選ぶ価値はあります。

さいごに

以上がシステムを発注する際の考えから発注までのざっとした流れです。
いかがでしたか?
システムの発注前には、このポイントを見直してみてください。

疑問点やお困りなことがありましたら、相談ベースでお気軽にお問合せください!
最善なご提案をさせて頂きます。

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